Dokmee ist die ideale Lösung für die Zusammenfassung von Dateien in einer elektronisch zugänglichen Umgebung, auf die mehrere Benutzer zugreifen können.  In der Geschäftswelt wird es aufgrund von Einhaltung, der Risikoverringerung und der Verbesserung der Effizienz zunehmend wichtiger, ohne Papier zu leben.   Ziel und Antrieb von Office Gemini ist es, Endnutzern einfach, bequem und sicher Zugang zu Dokumenten und Dateien zu bieten, ohne dass sie sich in der "Papierwelt" durch einen Wust an Aktenschränken arbeiten müssen.  Dokmee bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Geschäfte mit einer starken Dokmentenmanagementlösung effektiver zu gestalten, die nur einen Bruchteil der Kosten anderer Produkte wie Alchemy und LaserFiche verursacht. 

                        

Vergleich von Dokmee Home, Professional und Enterprise. Eigenschaften Dokmee Home Dokmee Professional Dokmee Enterprise Dokumente per E-Mail verschicken: Versenden Sie Dokumente per E-Mail als Anhänge über Dokmee, indem Sie Ihren eigenen E-Mail-Kunden oder das E-Mail-Formular von Dokmee verwenden. Dokumente drucken: Drucken Sie Dokumente direkt über Dokmee auf einem lokalen oder Netzwerkdrucker. Annotationen: Fügen Sie mit der Werkzeugleiste für Annotationen von Dokmee grafische und Textannotationen zu Tiff-Bildern hinzu. Lassen Sie die Annotationen als separate Schichten oder machen Sie sie flach, damit sie ein dauerhafter Bestandteil des Bildes werden. Dateiinformationen: Fügen Sie jedem Dokumententyp Texthinweise als Anhang bei. Verschieben: Verschieben Sie Dokumente von Dokmee in ein anderes Programm, um sie anzusehen und zu bearbeiten. Vollstextsuche: Führen Sie auf der Grundlage des Inhalts des Dokuments Volltextsuchen für Dokumente durch. Dokumente müssen im Textformat vorliegen. Export mit/ohne Indizierung: Verschicken Sie mit einer flachen Datei, die Indexinformationen beinhaltet, Dokumente an ein lokales oder Netzwerklaufwerk. / Verschieben Sie Dokumente mit Drag-and-Drop direkt von Dokmee in einen lokalen oder Netzwerkordner. Import mit/ohne Indizierung: Importieren Sie Dokumente mit einer flachen Datei im pipe-delimited-Format, die vordefinierte Indexinformationen beinhaltet. / Verschieben Sie Dokumente mit Drag-and-Drop direkt von einem lokalen oder Netzwerkordner in Dokmee. Portierbare Datenbank: Die Datenbank kann auf eine CD gebrannt werden oder ganz einfach von einem Rechner auf einen anderen verschoben werden. Scan als Tiff, PDF: Als einseitige und mehrseitige PDF- oder Tiff-Datei scannen. Indizieren von Dokumenten/Ordnern: Fügen Sie Dokumenten und Ordnern bis zu 40 flexible Tags mit wichtigen Informationen für die Suche hinzu. Verschlüsselte Benutzeranmeldung: Erstellen Sie mehrere Benutzerkonten mit Passwortverschlüsselung bei der Anmeldung. Active Import: Überwachen Sie einen Ordner im Netzwerk und importieren Sie automatisch Dateien aus dem Ordner in Dokmee. Verschlüsselung der Datenbank: Legen Sie eine Hülle um die Dateien, die Dokmee speichert, damit sie nur über Dokmee geöffnet werden können. E-Mail-Verwaltung: Überwachen Sie einen Outlook-Posteingang und importieren Sie auf der Grundlage angepasster Regeln E-Mails automatisch in Dokmee. Prüfen: Alle Schritte, die in Dokmee vorgenommen werden, werden für ein durchsuchbares Prüfungsprotokoll mit Datum, Zeit und Benutzer aufgezeichnet. Dateiaufbewahrung: Legen Sie einen Aufbewahrungszeitraum dafür fest, wie lange Dateien erhalten werden sollen, und löschen Sie Dateien, die nicht mehr benötigt werden, manuell oder automatisch. Hot Key-Link: Stellen Sie Aktivierungsanwendungen auf Ihrem Computer dar, indem Sie die Hot Keys zur Suche nach Dokumenten innerhalb von Dokmee von einer externen Anwendung aufzeichnen. Workflow: Flexible Workflows können erstellt werden, um schrittweise Prozesse und die daran beteiligten Dokumente zu verwalten. Bates Label: Verwenden Sie sequenzielle Bates Labels für einseitige und mehrseitige Tiff-Dateien. Versionsverwaltung: Ändern Sie Dokumente innerhalb von Dokmee und speichern Sie sie als neue Version, anstatt die Datei zu überschreiben. OCR-Bearbeitung Tiff/PDF (Add-on): Wandeln Sie Tiff- oder PDF-Bilder um in Bilder mit suchbarem Text. Umwandlung von Tiff in PDF und umgekehrt. Web/Remote Client (Add-on): Führen Sie dies auf einem Web-Hosting-Server aus, so dass die Dokumente über einen Web-Browser zugänglich sind und eingesehen werden können, wenn Dokmee nicht auf dem Rechner installiert ist. Mehrplatzversion: Ermöglicht mehreren Benutzern, gleichzeitig von verschiedenen Computern, die über eine gültige Lizenz für Dokmee verfügen, auf dieselbe Datenbank zuzugreifen. Auto Index: Auto Index kann anhand bestehender Datenbanken Index-Felder ausfüllen, Suchläufe durchführen und die Einheitlichkeit von Daten sicherstellen.     SQL Datenbank: Verwendet Microsoft SQL als nachgeschaltete Datenbank, um Daten zu speichern.

Vorteile und Nutzen der Funktion Kostengünstige Anwendung zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten, die entwickelt wurde, um Unternehmen mit verschiedenen Strukturen und verschiedenen Größen dabei zu unterstützen, den Dokumentenworkflow zu optimieren und die Sicherheit zu erhöhen, während gleichzeitig das Risiko verringert wird. Unterstützt alle Dateitypen, so wie: TIFF, JPEG, PDF, Word, Excel, Power Point, E-Mails, und viele andere… Ganz einfach in Dokmee zu importieren und daraus zu exportieren Beinhaltetes Prüfungsprotokoll und Sicherheitspasswort gemäß HIPAA Ermöglicht schnelle und einfache Indizierung Suche und Wiederherstellung über mehrere Ebenen Volltextsuche Verschickt Posten direkt von der Dokmee-Schnittstelle per E-Mail Dokumentenannotationen Bilderfassung über einen Twain-Scanner

                                     

• . Wiederherstellung und Starten: Diese Funktionen führen Volltextsuchen von Dokumenten innerhalb von Dokmee sowie Suchvorgänge über mehrere Ebenen durch. Diese einzigartige Suchfunktion für mehrere Ebenen ermöglicht es den Benutzern, eine gefilterte Suche durchzuführen. Endnutzer können eine Suche durchführen und dann innerhalb der Ergebnisliste eine weitere Suche durchführen. Suche nach Datenbereichen und Zahlenbereichen.
• Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen, so dass ein Dokument niemals unzugänglich ist. Nutzen Sie die Start-Funktion, um mit Windows generierte Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten. Geben Sie für jedes einzelne Dateiformat an, welches Ansichts- oder Anwendungsprogramm verwendet werden soll, wenn ein Dokument geöffnet wird. Der Dokmee-Viewer selbst kann Dokumente der meisten Windows-Anwendungen anzeigen.
•  Dokumente bearbeiten: Bearbeitet und speichert Dokumente direkt vom Dokmee-Viewer oder wenn sie in einem externen Programm geöffnet werden. Wenn zwei Benutzer ein bestimmtes Dokument gleichzeitig bearbeiten, speichert Dokmee die Änderungen des letzten Benutzers, der das Dokument bearbeitet und speichert.
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• Dokumentenannotationen: Annotationen wie farbige Markierungen, Text, Hervorhebungen, Zeichnungsobjekte und eingefügte Bilder können einem TIFF-Dokument mit einer Einblendung oder als Teil des Bildes hinzugefügt werden. Die Einblendungstechnik stellt sicher, dass das Dokument an sich unverändert bleibt. Wenn die Einblendungstechnik verwendet wird, können die Annotationen erscheinen, wenn die Dokumente gedruckt oder von Dokmee aus per E-Mail versendet werden. Wenn Annotationen in ein TIFF-Bild eingebrannt werden, werden sie ein ebener Teil des Bildes, der nicht entfernt oder geändert werden kann.
•  Dateiinformationen: Fügen Sie Dokumenten Dateiinformationen hinzu. Dateiinformationen sind Anmerkungen, die allen Dateitypen als Anhang zu einem Dokument und nicht als Annotation hinzugefügt werden können.
• E-Mail & Druck: Dokumentiert E-Mail-Dokumente als Anhänge direkt über Dokmee. Beim Versenden per E-Mail von TIFF-Dateien haben Benutzer die Möglichkeit, die Datei als PDF anstatt als TIFF zu versenden, um die Dateigröße zu verringern und eine erfolgreiche Zustellung sicherzustellen. Druckt Dokumente direkt von der Dokmee-Schnittstelle. Wenn einer TIFF-Datei Annotationen hinzugefügt, sie aber nicht eingebrannt wurden, haben Benutzer die Möglichkeit, die Dokumente mit oder ohne Annotationen per E-Mail zu versenden oder zu drucken.
•  Export von Dokumenten: Dokmee exportiert alle Dateitypen im selben Dateiformat, in dem sie gespeichert sind. Exportiert Dokumente einzeln oder in Gruppen aus Dokmee. Exportiert ganze Inhalte eines Ordners innerhalb einer Datenbank und auch eine gesamte Datenbank. Die Ordnerstruktur einer Datenbank kann im Exportregister repliziert werden, wenn dies vorgegeben ist. Exportiert Index-Informationen von Dokumenten in eine flache Datei.
• Dokumentensicherheit: Dokmee wird mit einem Benutzernamen und Passwort aktiviert. Dokmee speichert alle Dokumente, die sich in der Datenbank befinden, an einem vom Administrator vorgegebenen Ort. Dokumente, die Dokmee speichert, können verschlüsselt sein, so dass das ursprüngliche Format des Dokumentes nicht bekannt ist, wenn der Zugriff außerhalb des Programms erfolgt. Dokumente, die verschlüsselt wurden, können nur mit Dokmee geöffnet und angesehen werden. Im Verwaltungsabschnitt, in dem alle Tätigkeiten, die innerhalb von Dokmee durchgeführt werden, aufgezeichnet werden, wird ein aufwändiges Prüfungsprotokoll gemäß HIPAA geführt. Die Aufzeichnungen beinhalten den Dateinamen, den Benutzernamen, die ergriffene Maßnahme, das Memo/die Beschreibung der Maßnahme, den Zeitstempel und den Datumsstempel. Zu den im Prüfungsprotokoll gespeicherten Posten gehören unter anderem: Ansicht, E-Mail, Druck, Workflow-Tätigkeiten, Import, Export, Index-Änderungen, etc.
• E-Mail-Verwaltung: Die integrierte MAPI-Schnittstelle stellt sicher, dass Dokumente automatisch und manuell über Microsoft Outlook gespeichert werden. Informationen wie das Datum des Versands/Erhaltes, Absender, Empfänger, Betreff und die Anhänge können alle erfasst werden.
• Workflow: Dokmee verfügt über einen integrierten Workflow Manager. Diese Funktion ermöglicht es dem Administrator, innerhalb der Datenbank Workflows zu erstellen und diesen Workflows einen Schutz für autorisierte Benutzer und Sicherheit zuzuordnen. Innerhalb einer Datenbank kann ein "Watch-Folder" festgelegt werden, damit ein Ordner innerhalb der Datenbank überwacht wird, und wenn Dateien hinzugefügt werden, können diese automatisch einem bestimmten Workflow hinzugefügt werden. Workflows können festgelegt werden, um Benutzern E-Mail-Erinnerungen zu senden, in denen steht, wann die Dokumente zur Bearbeitung bereit sind. Workflows können so viele Schritte und Benutzer beinhalten, wie gewünscht wird.
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• Link: Mit Dokmee wird ein Hot Key-Link eingerichtet, der es dem Benutzer erlaubt, auf der Tastatur Hot Keys einzustellen, die Dokmee automatisch öffnen und eine Suche für die Index-Felder durchführen. Diese Funktion gibt es für Einzelcomputer, doch auch für Netzwerke. Sobald die Hot Keys eingerichtet sind, können Benutzer ein Wort oder eine Phrase in jeder Windows-Anwendung (Word, Explorer, Internet etc.) markieren und die Hot Key-Kombination anwenden. Dadurch wird Dokmee geöffnet (wenn es nicht bereits offen ist) und die Suche nach dem hervorgehobenen Wort oder der hervorgehobenen Phrase im entsprechenden Index-Feld für diese Tastenkombination beginnt. ISISQuelle